Van fysiek naar digitaal naar hybride (samen) werken

Van de ene op de andere dag werkten we thuis en dat ging verbazingwekkend soepel. De ene persoon wende er sneller aan dan de andere, maar uiteindelijk verliep het werkproces goed. En het loopt nog steeds goed, misschien zelfs gestroomlijnder. ICT-afdelingen denken mee en ontwikkelen bedrijfssystemen door, om thuiswerken/op afstand werken verder te verfijnen. Want na corona zal thuiswerken/op afstand werken de toekomst worden, waar je als bedrijf of organisatie op moet gaan voorbereiden. Je kantoor gaat vooral veranderen in een ontmoetingsplek. De 9-tot-5-kantoorplek is niet meer.

Informeel en snel langslopen

Voor corona ontmoette je elkaar bij het koffieapparaat voor een praatje, liep even langs en lunchte gezamenlijk. Hiermee houd je elkaar informeel op de hoogte wat er speelt op de afdelingen. En deze manier van werken, samen zijn, missen de meeste collega’s het meest. Veel afstemming en samenwerking vindt juist nu plaats in videocalls en dat voelt afstandelijker. Dat kan ook anders. Voor coronatijd waren er ook andere manieren van (samen)werken. Hoe kun je dat digitaal oppakken, zodat je niet alleen blijft hangen in videocalls en je bedrijf klaar maakt voor de tijd na corona?

Online is offline… min of meer

Je kunt offline naar online werken niet een-op-een overzetten. Want wat je bij fysiek contact wel hebt, namelijk non-verbale communicatie, mis je grotendeels bij thuiswerken. Om toch tot een soort offline kantoorsituatie te komen in een online omgeving, kun je bijvoorbeeld het denkraam van Sam Marshall inzetten.

Hij introduceerde een denkraam voor digitaal (samen) werken dat de verschillende werkvormen in gewone kantoren vertaalt naar digitale vormen. Kijk door je oogwimpers heen naar dit denkraam of patroon en zo naar je organisatie. Je ziet waarschijnlijk veel overeenkomsten in de fysieke en digitale kantoorsituatie. Ja, er zijn dus veel manieren om digitaal (samen) te werken en bepaal met elkaar wat zou kunnen werken.

Het denkraam van Marshall ziet er als volgt uit:

• Hive of (bijen)korf: afdeling die aan verwante taken werkt.
• Huddle of cluster: een projectgroep die aan één taak werkt.
• Hub of centrum: waar ej elkaar toevallig ontmoet.
• Hangout of de ontmoetingsplek: een sociaal gebied.
• Hermit of kluizenaar: geconcentreerd, individueel werk (deep work).
• Harbour of haven: samenwerking met klanten, partners en leveranciers.

Copypaste offline werkplek naar online

Met de zes digitale werkvormen heb je niet een-op-een je fysieke organisatie en bedrijfscultuur gekopieerd. Maar probeer zoveel mogelijk het bedrijfsgevoel mee te nemen en vast te houden. Ga aan de slag met deze verandering of overgang, zodat je bent voorbereid op ‘werken na corona’. Thuiswerken wordt voor de meeste bedrijven de basis, waarbij het kantoor meer een ontmoetingsplek gaat worden. Dat heeft gevolgen voor je bedrijfscultuur: de een wil alleen thuis blijven werken, de ander wil zo snel mogelijk naar kantoor en weer een ander wil een beetje op kantoor en een beetje thuis.

Het huidige werken heeft nu al een veranderende invloed op de bedrijfscultuur. Daarom is het verstandig om meer na te denk over de toekomst van anders werken en zo snel mogelijk de eerste digitale stappen te zetten voor straks. Nu spelen de afdelingen Communicatie, ICT en HR al een prominente rol en die rol zal later nog belangrijker worden. 

De zes digitale werkvormen

1. Hive; de kantoortuinen en afdelingen
In de fysieke wereld zijn hives of (bijen)korven open kantoortuinen waar levendigheid en geroezemoes regeert. Je ontvangt informatie op, kunt snel zaken uitwisselen en je werk makkelijk coördineren. Digitale tools als Teams, Slack, Trello en Workplace bootsen dit allemaal goed na. Even snel met een vraag naar iemands bureau lopen, is spontaan je scherm delen zonder een video-afspraak in te plannen.

2. Huddles; de project- en/of agileteams
De huddle of cluster gaat over samenwerking in kleine projectteams. Zie het als een speciale projectruimte, waar alles is ingericht om gezamenlijk aan een taak te werken. Terwijl mensen in één Hive samenwerken, kunnen zij gedurende de week in verschillende Huddles actief zijn. De eenvoudigste vorm van digitale huddle is een (besloten) en permanente samenwerkingsruimte: Microsoft Teams, SharePoint, Trello voor dashboards en agile werken, of Slack.

3. Hubs; de wandelgang, koffiespot of restaurant
Hubs zijn de toevallige ontmoetingen, zoals bij de koffieautomaat, bedrijfsrestaurant of de kantine, en in de wandelgangen. Allemaal hubruimtes in een fysiek kantoor. Zakelijke ‘sociale’ tools als Yammer of Workplace vervangen dit enigszins, maar ook groepen op een intranet passen hierbij. En hubs zijn altijd voor iedereen toegankelijk, zodat deze serendipiteit mogelijk maakt.

4. Hangouts; hangplek met tafeltennistafel, tafelvoetbalspel, zitjes
De hangout is nadrukkelijk pauze en ontspanning zoals het tafelvoetbalspel, de comfortabele stoelen en fitnessruimte. Er gelden andere regels. De waarde van een hangout ligt in het welzijn van werknemers en een gevoel van verbondenheid. Heel belangrijk, want hierin komt onder meer de cultuur van je organisatie naar voren. Digitale hangouts kun je creëren door samenwerkingstools te gebruiken voor dingen anders dan werk.

5. Hermit; de stilteruimte
Tijd om je af te sluiten is van onschatbare waarde om goed na te denken en te focussen op een enkele taak. Het is de makkelijkste vorm om deze manier van werken na te bootsen. In- en ontspanning zijn in deze situatie heel belangrijk omdat je gemakkelijk een paar non-stop werkt. Het is belangrijk om bewust tijd te blokken (ook in je agenda) om te kunnen focussen. Maak bijvoorbeeld werkblokken van 52 minuten met 17 minuten pauze om je zinnen te verzetten. Het maakt je hoofd leeg, en fris en helder zodat je weer geconcentreerd aan de slag kan.

6. Harbour; ‘onbeveiligde’ vergaderruimtes op kantoor
Sommige kantoren hebben vergaderruimtes naast hun receptie. Bezoekers hoeven dan niet door de beveiliging te gaan om met je samen te werken. Voor veel organisaties zit de grote uitdaging in digitale uitwisseling van bestanden. Doordat de beveilig zo optimaal is, is dat een groot struikelblok voor een voortvarende samenwerking. Je kiest al snel voor je persoonlijke Dropbox- of WeTransfer-account, maar niet iedereen krijgt hier toestemming voor om het te gebruiken. Idee: geef je relaties toegang tot een deel van je intranet of digital workplace en zo een extranet op te zetten.

De werkvorm, samenwerking en middelen die je kunt gebruiken of waarmee je al werkt binnen je organisatie:

Vorm	Samenwerking	Middelen
Hive (korf)	Zichtbaar in de kantoortuin Korte uitwisselingen van informatie, coördinatie Open voor mensen die aan gerelateerde taken werken	Teams, Slack, Trello, Workplace, SharePoint, Jira, Clubhouse
Huddle (cluster of project/agile team)	Doorlopende berichten en communicatie Gezamenlijk werken in documentenen status- of voortgangsregistratie Alleen leden doen mee	Microsoft Teams, SharePoint, Trello (Dashboards en agile), Slack, SharePoint
Hub (nergens en overal)	Open voor iedereen Veel berichten die elkaar snel opvolgen Serendipiteit Weinig structuur	Yammer Workplace
Hangout (sociaal gebied)	Open voor iedereen Ontspanning, geen productiviteit Maakt netwerken mogelijk	WhatsApp, Facebook, Skype, Signal, Google Hangout
Hermit (teruggetrokken, geconcentreerd)	Afleiding uitgeschakeld Focus op één taak	Inloggen werksysteem
Harbour (samenwerking met klanten, partners)	Open voor klanten, leveranciers en partners Bestanden uitwisselen- Samenwerken	Dropbox, WeTransfer, Intranet of digital workplace (extranet)

Contact? Meteen een vidocall inplannen…

Je collega’s werken nu allemaal thuis met videobellen, maar er zijn dus veel meer tools dan alleen videobellen. De hive, huddle, hub, hangout, hermit en harbour helpen je om beter vorm te geven aan je eigen werkdag, te team en die van je overige collega’s. Ze ondersteunen ook management en IT om de juiste tool te gebruiken voor het juiste doel.

De inzet van tools is per organisatie verschillend. Kort gezegd, waaraan is behoefte en wat past binnen de ICT-structuur van de organisatie. Ga het nu uitzoeken en werkzaam maken en je bent dan als organisatie voorbereid op het nieuwe, anders werken. Waarschijnlijk wordt het een hybride werkvorm van meer thuis dan op kantoor werken. Leg daarom nu de basis voor de vervolgstap van hybride werken: Een beetje op kantoor en veel thuis.

bron: Digitale welvormen in een denkraam van Sam Marshall, ClaerBoxconsulting